회사 업무와 개인적인 일정 관리에서 유용하게 사용하는 Tool이 있는데, 바로 notion이다. notion 전에는 todolist라는 앱을 사용해서 업무와 프로젝트를 관리하였는데, 단순해야 할 일을 리스트업 하고 완료되면 체크하고 넘어가는 식으로 업무 관리를 했었다. 그러나, 프로젝트 단위로 일을 하는 업무로 바뀌면서 프로젝트별로 업무리스트뿐만 아니라 업무 진행현황도 정리하면서 관리가 필요해졌다. 여러가지 툴을 찾아보다 notion이 UI가 가장 깔끔한 거 같아서 사용해 보기로 했다. 작년 한 해 동안 업무와 개인적인 일정 모노션을 사용했고, 결론은 만족하고 올해도 계속 사용할 생각이다.
Notion 사용법 1. 템플릿 사용하기
사실 노션을 활용할 수 있는 방법은 너무나도 많다. 노션에서 기본으로 제공하는 여러 테블릿 샘플들만 봐도 사용하고자 하는 목적과 업무 성격별로 정말 다양해서 먼저 그 샘플들을 쭉 살펴 보면서 본인이 어떤 식으로 정리하고 관리하고 싶은지를 추천한다. Notion에서 맨 왼쪽 사이드바의 아래를 보면 '템플릿'이 있다. 템플릿을 클릭하면 아래 사진과 같은 창이 하나 뜬다. 왼쪽에 템플릿 종류가 쭉 나와있고, '인사/라이프/제품관리/디자인/엔지니어링/마케팅/영업/고객지원/학생' 카테고리별로 여러 종류의 템플릿이 있다. 쭉 보고 내가 어떤 식으로 정리하고 싶은 지에 따라 알맞은 템플릿을 선택하고, 오른쪽 아래 '템플릿 사용'을 누르면 해당 탬플릿으로 사용 가능하다.
만약 짜여있는 템플릿을 사용하지 않더라도, 왼쪽 사이드바에 '페이지 추가'를 누르면 새 페이지가 나온다. 형태를 '표/보드/리스트/타임라인/캘린더/갤러리' 중에서 선택하여 정리할 내용을 형태에 맞게 정리를 하거나, 아니면 '빈 페이지'를 선택하여 내용을 채워가도 된다. 명령어 '/' 를 입력하면 할 일목록 체크박스, 토큰 목록, 구분선 등을 선택할 수 있고, 내용에 맞게 하나씩 선택해서 작성하면 된다.
Notion 사용법 2. 구글 닥스 연결하기
Notion이 좋은 점은 인터페이스 가능한 앱 많다. 에버노트/ 구글닥스/ 드롭박스 등이 연결 가능해서 구글닥스에서 회의록을 정리하고, Notion에서 관리하는 프로젝트 블록에 회의록을 링크를 불러와서 히스토리를 관리할 수 있다. 불러오는 방법은 명령어'/'를 누르고 구글드라이브 임베드를 설정하면 내 구글드라이브에 있는 구글닥스 또는 구글시트 링크를 가져올 수 있다.
내가 사용하고 있는 방법 (업무 프로젝트별 블록 만들기)
내가 사용하는 방식은 기본적으로 업무를 성격에 따라 카테고리를 2~3가지 정도 구분하고, 각 카테고리 안에서 현재 진행하고 있는 프로젝트들을 하나의 블록으로 만들고, 블록안에서 해야 할 업무 리스트를 체크박스 형태로 만들어서 관리한다. 표로 raw data형식으로 만들어 각 업무별로 기한도 작성도 해봤는데, 가장 직관적으로 프로젝트들을 볼 수 있고, 이번주에 챙겨야 할 일들은 볼드처리를 통해 수시로 업무 일정을 놓치지 않고 챙기고 있다. 레이아웃을 보드로 설정하여, Board View형태로 만들고, 업무 성격별로 그룹화하여, 해당 그룹 아래로 진행하는 프로젝트를 추가해 블록을 사용하고 있다, 레이아웃에서 카드 미리 보기를 설정하면 카드(블록)에 맨 위 내용이 보여, 지금 진행되는 전반적인 프로젝트와 이번 주 해야 할 일을 잊지 않고 챙길 수 있다.
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