구글닥스, 구글시트 사용법

회사 또는 학교에서 2인 이상 문서를 같이 공유하고 수정이 필요할 시에, 유용한 구글 틀이 있다. 아마 사용해 봤거나 들어본 적이 있을 수 있는데, 바로 구글닥스와 구글시트이다. 구글닥스는 web에서 작성하는 워드파일이고, 구글시트는 web에서 작성하는 엑셀파일의 개념이다. Web기반이고 완벽한 워드와 엑셀 파일이 아니기 때문에, 오리지널만큼 사용하기 편하진 않지만 그럼에도 이 둘을 사용하는 명확한 장점이 있다. 대학생 때부터 현재 회사에서까지 사용한 경험을 바탕으로 느낀 장점과 활용방법을 작성해본다.

---

세 가지 장점

첫 번째는, 자동 저장이 된다. MS오피스의 엑셀 또는 워드파일로 작성하다가 갑자기 컴퓨터가 먹통이 되거나, 아직 내 컴퓨터에 저장을 하지 않은 채로 열린 파일에서 작업을 했거나, 아니면 그냥 저장을 까먹었거나... 하는 생각조차 하기 싫은 머리가 하얘지는 경험들이 종종 생긴다. 그러나, 구글시트와 구글닥스의 경우에는 자동으로 계속해서 저장이 되기 때문에, 컴퓨터가 꺼졌어도 작업 파일을 확인해 보면 이미 저장되어 있어서 안심을 할 수 있다.

두 번째는, 공동 작업이 가능하다. 문서에서 작업자 추가가 가능하고, 실제로 해당 문서에 편집도 같이 할 수 있는지, 아님 보기만 가능한 지 권한을 설정할 수 있다. 공동 작업자가 되면 함께 문서 작성과 수정이 가능하고, 커서에 작업자 이름이 떠서 누가 어떤 작업을 현재 하고 있는지 볼 수가 있으며, 편집 히스토리까지 볼 수가 있다.

세 번째는, 어디서나 확인이 가능하다. 구글기반이기 때문에 당연한 이야기 이지만, 외근을 하거나 회의에 참석했을 시에 급하게 문서 확인이 필요할 경우가 생긴다. 클라우드에 문서를 올려놓고 작업하는 경우라면 상관없지만, pc 또는 개인 외장하드에 작성한 문서들을 저장해 두고 다니는 상황이라면 바로 확인이 어렵다. 그러나, 구글닥스나 구글시트에서 작성된 파일은 인터넷만 되는 상황이라면 바로 들어가서 확인이 가능하기 때문에 상당히 유용하다.

---

개인적인 활용 방법

보통 회사에서 팀원들과는 구글 닥스를 사용하고 있다. 예를 들어 업체에 보낼 Q&A 리스트를 작성할 때 자유롭게 궁금한 사항을 구글닥스를 하나 만들어 각자 쭉 써 내려가거나, 회의내용을 작성할 때도 사용한다. 특히 여러 명이 참석하는 회의에서 회의내용을 하나의 구글닥스에서 각자 작성면 나중에 서로 이해한 내용이 동일한 지, 빠트린 부분이 없는지 확인할 수 있다.

구글시트의 경우에는 회사에서 뿐만 아니라, 배우자 또는 결혼을 준비하는 커플이 자금관리를 함께 하기 좋은 툴이라고 생각한다. 엑셀 형태이기 때문에 금액을 작성하고 수식으로 계산이 가능해서, 서로의 월별 수입&지출을 각자 작성하고 함께 관리가 가능하고, 또는 결혼 준비에 들어가는 금액을 같이 정리하기에도 상당히 유용하다.